Mách nhỏ DHS cách làm thủ tục thi đại học ở Nhật

09/01/2019

Sau khi các bạn đã lựa chọn được trường đại học mình muốn học, sau khi đã vượt qua kỳ thi JLPT và EJU, thì sẽ đến lúc bạn cần chuẩn bị hồ sơ thi đại học. Việc làm giấy tờ ở Nhật thật sự không hề dễ dàng, bởi vì chỉ cần bạn có một lỗi sai nhỏ thôi là bạn cũng có thể khiến toàn bộ giấy tờ của bạn bị trì hoãn, vì vậy bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ dự thi hết sức cẩn thận. Hồ sơ thì sẽ có sự thay đổi giữa các trường, cùng tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu các thủ tục cần thiết bạn nhé!

>>> Hồ sơ cần chuẩn bị để tham gia du học Nhật Bản 2020
>>> Điều kiện tối thiểu để tham gia đi du học Nhật Bản

1. 住民票 (Phiếu cư trú)

Hầu hết hồ sơ thi cử của bạn đều cần đến giấy này. Giấy này có ý nghĩa chứng minh bạn đang cư trú ở đâu; bạn cư trú ở Nhật với tư cách gì hoặc nếu bạn đã từng chuyển nhà thì trong giấy này cũng sẽ liệt kê rõ tất cả.

Để có giấy 住民票 bạn hãy đi đến 市役所 (shiyakusho) hoặc 区役所 (kuyakusho) nơi bạn đang sống, vào hỏi người hướng dẫn rằng bạn muốn làm giấy 住民票, họ sẽ phát cho bạn một tờ giấy để điền các thông tin như: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ, số thẻ ngoại kiều v..v…
Sau khi đưa lại cho người hướng dẫn kiểm tra, bạn sẽ được nhận số thứ tự của mình để chờ đến lượt gọi vào. Khi đi làm giấy này bạn nhớ mang theo thẻ ngoại kiều để thuận tiện cho việc xác nhận thông tin.

Bên cạnh đó, người làm thủ tục có thể sẽ hỏi bạn một số thông tin cơ bản như: địa chỉ nhà hiện tại, địa chỉ nhà cũ (nếu có chuyển nhà), số điện thoại, hiện đang ở cùng với ai v.v.

Tùy từng quận/ thành phố mà thời gian lấy giấy này có thể khác nhau. Chẳng hạn nhà mình thì lấy luôn tại chỗ, còn chỗ nhà bạn mình thì phải chờ tầm 2-3 ngày. Lệ phí in giấy là 300 yên/ tờ. Nếu bạn nộp nhiều trường cùng lúc thì nên in luôn hẳn vài tờ để đỡ mất công đi lại nhiều lần.

>>> 100 vấn đề thường gặp khi đi du học Nhật Bản

2. Ảnh thẻ

Có thể từ khi chuẩn bị hành lý đi du học, bạn đã in rất nhiều ảnh thẻ mang theo. Tuy nhiên, hầu hết ảnh thẻ đó đều không hợp lệ vì nó đã được chụp từ quá lâu trước đó.

Hồ sơ của bạn sẽ quyết định bạn có thể đỗ hay không, thế nên bạn hãy chuẩn bị từ chi tiết nhỏ nhất. Ảnh thẻ có thể chụp ở Nhật rất nhanh, chất lượng cũng rất tốt.

Bạn nên ra những trụ chụp ảnh thẻ có ở khắp các ga lớn nhỏ, các combini, hoặc gần các trung tâm thương mại lớn.
Máy chụp có hai chế độ: Chế độ bình thường & chế độ làm đẹp. Chế độ bình thường có giá 800 yên/ lần và chế độ làm đẹp thì 900 yên/lần (Có chỗ là 1000 yên/lần) . Máy cũng cho bạn tùy chọn kích thước ảnh.

Thông thường ảnh nộp vào đại học thì dùng cỡ 3 x 4. Bạn cũng không cần lo lắng về vấn đề tiếng Nhật, tất cả đều được hướng dẫn rất đơn giản. Bạn được chụp 3 lần và chọn đúng một tấm bạn ưng ý nhất để in ra.

Nếu ở Việt Nam ảnh thẻ phải áo sơ mi trắng nghiêm túc thì ở Nhật ảnh thẻ có vẻ “dễ thở” hơn. Giả sử bạn không kịp chuẩn bị một chiếc áo sơ mi thì bạn chỉ cần mặc áo lịch sự, đừng nên mặc họa tiết quá nổi hoặc màu sắc sặc sỡ, màu xanh đen hoặc trắng là ổn nhất. Tóc cũng phải được chải gọn gàng, không nên quá xuề xóa.

3. Photo toàn bộ giấy tờ

Ở Nhật thì không có tiệm photo in ấn, nhưng bạn có thể ra bất kỳ combini nào để photo giấy tờ. Tuy nhiên, nếu như không biết cách thì có thể không thể in đúng ngay lần đầu tiên. Bạn nên hỏi nhân viên trước cách in để dễ dàng hơn.

Giấy tờ phải được photo cỡ A4, riêng thẻ ngoại kiều phải photo hai mặt lên một mặt A4 thì ở các máy photo đều có mục chuyên dụng để photo thẻ ngoại kiều. Các giấy tờ cần photo gồm: hộ chiếu (gồm cả mặt có dấu visa thời điểm hiện tại), thẻ ngoại kiều, kết quả thi (EJU/JLPT), bản photo các bằng cấp, học bạ tại Việt Nam.

>>> Các chương trình thực tập mà du học sinh cần biết

Photo gồm: hộ chiếu, thẻ ngoại kiều, kết quả thi (EJU/JLPT), bản photo các bằng cấp, học bạ tại Việt Nam.

Mỗi trường sẽ có file để bạn điền thông tin của bạn, gọi nôm na giống như giấy đăng ký nguyện vọng ở Việt Nam vậy. Bạn nên in ra 3 bản để đề phòng lỡ viết sai chỗ nào thì có thể viết lại đỡ mất công đi lại nhiều lần để in.

4. Giấy thành tích, tốt nghiệp tạm thời ở trường Nhật ngữ

Tùy theo trường mà bạn có thể xin được giấy này trong thời gian dài ngắn khác nhau. Trường mình thì phải viết yêu cầu xin giấy thành tích và giấy tốt nghiệp tạm thời trước 3 – 4 ngày. Bạn sẽ được nhận một phong thư đã niêm phong trong đó bao gồm: Tỉ lệ lên lớp từ lúc nhập học đến ngày xin giấy; Thành tích tại trường (xếp theo loại A-C).

Gần như tất cả các trường senmon, đại học ở Nhật đều bắt buộc phải xin giấy này. Một điều lưu ý tiếp là khi nhận phong thư, bạn không được mở ra mà phải trực tiếp bỏ vào hồ sơ nộp cho trường đại học luôn. Nếu bạn muốn kiểm tra lại thông tin thì liên hệ với giáo viên cho xem lại là được. Đối với trường mình, lệ phí cho giấy này là: 300 yên/ tờ.

Cần phải phô tô những giấy tờ chứng nhận thành tích của bản thân tại trường hoặc trung tâm Nhật ngữ

Tỉ lệ lên lớp thật sự rất quan trọng. Giả sử thành tích của bạn chỉ tầm hạng trung bình nhưng nếu tỉ lệ lên lớp của bạn tốt thì có thể nhà trường sẽ cân nhắc cho bạn cơ hội.

Có nhiều người hay bảo các trường tiếng sợ ảnh hưởng uy tín và mất học sinh nên họ có thể châm chước nâng phần trăm lên lớp của bạn lên một ít. Điều này chỉ đúng với trước đây, còn bây giờ cục xét visa rất khó, các trường tiếng cũng bị kiểm tra rất nghiêm ngặt, vậy nên việc cho bạn thêm phần trăm để đủ tiêu chí gần như là không thể.

Vì lý do đó, nếu không phải có việc cực kỳ gấp gáp hoặc sức khỏe không quá tệ thì hãy cố gắng đến lớp đầy đủ.

5. Bản dịch bằng cấp, hồ sơ

Phần này cực kỳ quan trọng, ở bản dịch này chỉ cần một lỗi sai nhỏ hoặc thông tin không khớp thì bạn có thể bị đánh trượt ngay. Bạn có thể liên hệ lại với trung tâm đưa bạn đi du học trước đây để xin lại hồ sơ bản dịch.

Bên cạnh đó, bạn cũng nói với giáo viên để họ dịch lại cho bạn. Sau khi bạn xin được cả hai bản thì nên so sánh thật kỹ, nếu có điểm khác lạ phải hỏi lại giáo viên ở trường tiếng ngay. Tuy nhiên, mình khuyến khích các bạn sử dụng bản dịch của trường tiếng hơn.

Vì đôi khi ở Việt Nam có nhiều từ dịch vẫn đúng nghĩa, nhưng lại không đúng theo form làm cho người xét hồ sơ ở trường đại học cũng rất hoang mang. Nếu bản dịch của bạn quá nhiều nghi vấn bạn sẽ phải làm giấy tờ giải trình rất lằng nhằng, phức tạp.

Bạn cần đọc kỹ yêu cầu về bản dịch hồ sơ trong tờ hồ sơ của trường đại học. Hiện một số trường Đại học yêu cầu phải có con dấu của Đại sứ quán mới được nộp.

Nếu xuất hiện thông tin: “ 翻訳文を用意し、大使館や自国公証処等画発行下、その翻訳が正しいことを証明する「公証明」を添付してください。” tức là bạn phải lên Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật xin con dấu công chứng, chứng nhận bản dịch này đã dịch đúng. Tùy theo thời gian lấy nhanh chậm thì giá tiền sẽ khác nhau, thường chậm nhất là khoảng một tháng.

Bạn nên hỏi kỹ trường rằng nếu trượt thì trường có trả lại hồ sơ hay không? Nhiều trường sẽ không trả lại hồ sơ. Mà hồ sơ Đại học bạn phải luôn kèm theo bản dịch và bản gốc.

Nên nếu trường không trả lại hồ sơ thì bạn photo bản gốc kèm theo rồi ngày nộp hồ sơ mang bản gốc lên trường cho giáo viên xem xét. Tuyệt đối không tùy ý bỏ bản gốc vào hồ sơ, nếu trường không trả lại hồ sơ thì sẽ vất vả cho bạn đấy.

6. Giấy tiến cử. giới thiệu từ giáo viên

Lần thi này mình đi theo diện tiến cử. Tiến cử không có nghĩa là giấy tờ sẽ đỡ rắc rối hơn, ngược lại còn phức tạp hơn nữa. Nếu bạn cũng giống mình đi theo diện tiến cử thì nên chuẩn bị cuộc hẹn với giáo viên, cùng giáo viên thảo luận về giấy tiến cử.

Bạn tìm hiểu trên web trường nếu có mục 推薦 thì chọn và đọc kỹ, trong đó sẽ có mẫu giấy tiến cử. Trong giấy thường sẽ nêu bật lên những điểm mạnh của mình.

Bạn chỉ cần điền thông tin bình thường của mình như: Họ tên, Ngày tháng năm sinh… là đủ. Phần lý do sẽ là giáo viên viết lý do vì sao trường chọn bạn để tiến cử.

Để có được giấy tiến cử, ngoài thành tích tốt, bạn phải là một học sinh nghiêm túc, thái độ tốt, tích cực. Nếu bạn lên lớp thành tích không nổi bật, lại không nghiêm túc học tập thì khó mà tiến cử bạn được.

Dù điều này không cam đoan 100% bạn sẽ đỗ, thế nhưng, giấy tiến cử sẽ giúp bạn dễ dàng đến với trường Đại học đó hơn.

7. Giấy lý do nhập học

Giấy lý do nhập học còn gọi là 志望理由書, đây là phần không thể thiếu của các trường Đại học. Thời gian chuẩn bị cho giấy này ít nhất cũng phải từ 2 tháng trở lên.

Bạn sẽ phải trình bày tường tận các thứ như: Lý do chọn trường, lý do chọn ngành, tự đặt lộ trình học cho mình như thế nào, tương lai bạn muốn làm gì. Bài viết thường phải gồm 1000 chữ trở lên, viết trên khổ giấy được trường quy định sẵn.

Đây sẽ là bài viết ngốn nhiều thời gian của bạn nhất trong các bước làm hồ sơ. Nếu bạn muốn vào trường Đại học, hãy viết sẵn một bản và chuẩn bị tinh thần bạn sẽ phải sửa bài viết của mình đến cả trăm lần trước khi nộp. Bài luận này bạn phải viết đúng trọng tâm chứ không thể viết theo cảm xúc.

Không cần quá dài dòng để mở hay kết bài, bạn chỉ cần giải thích sao cho thật chi tiết và thuyết phục được trường nhận bạn là được. Cũng không nên nói những điều quá to tát và phóng đại quá mức sẽ khiến bài viết không chiếm được cảm tình của người chấm bài.

Nhà trường sẽ xem xét lý do của bạn cũng như trình độ tiếng Nhật để quyết định có nhận bạn hay không. Bài viết này chính là bài thi loại, nghĩa là nếu nhận bạn sẽ phải loại một người khác. Vậy nên, hãy viết hết mình, viết xuất sắc nhất có thể nhé!

Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ thi đại học ở Nhật Nhật Bản Hy vọng những thông tin đã chia sẻ sẽ giúp các bạn phần nào trong việc thi đại học ở Nhật. Chúc các bạn bước vào Đại học mình ao ước một cách thuận lợi nhất.

Tham khảo thêm:

>>> Du học Nhật Bản 2020 nên nhập học kỳ nào?
>>> Hướng dẫn cách chứng minh tài chính khi đi du học Nhật Bản

TƯ VẤN XKLĐ NHẬT BẢN 24/7

Bạn có thắc mắc cần giải đáp, hãy liên hệ với cán bộ tư vấn

Phạm Chung: 0979 171 312

Hỗ trợ tư vấn 24/7 qua: Call, Message, Zalo, SMS

Nếu không tiện nói chuyện qua điện thoại hoặc nhắn tin ngay lúc này, bạn có thể YÊU CẦU GỌI LẠI bằng việc nhập số điện thoại vào form bên dưới để được cán bộ tư vấn của công ty liên lạc hỗ trợ.